Empresas de diferentes ramos contam com diversas possibilidades de meios de comunicação para o diálogo entre setores, desenvolvimento e aprimoramento de projetos e captação de clientes.
E um dos principais meios são os e-mails corporativos, ferramentas essenciais para a rotina das organizações.
Contudo, apesar de serem extremamente úteis, esses canais são alvo de ataques constantes.
Conforme o relatório de segurança cibernética Cyber Signals, da Microsoft, existe um aumento significativo na atividade criminosa envolvendo e-mails corporativos.
O estudo observou, entre 2019 e 2022, um aumento de 38% nos ataques com agentes de ameaças que assumem várias formas, como chamadas telefônicas, mensagens de texto, e-mails ou conteúdos nas mídias sociais. Falsificar mensagens de solicitação de autenticação e se passar por indivíduos e empresas também são estratégias muito comuns.
Neste artigo, vamos discutir sobre algumas práticas de segurança disponíveis para e-mails corporativos, continue a leitura!
Sinais que demonstram invasão no e-mail corporativo
Antes de entrarmos nas dicas práticas relacionadas à segurança, é importante citarmos algumas situações que podem demandar atenção quanto ao funcionamento do e-mail. Saber identificar esses casos é relevante para tomar as medidas necessárias.
1. Mudanças rápidas e inesperadas no comportamento do e-mail
Perceber uma lentidão anormal ao acessar a caixa de entrada e enviar um novo e-mail ou notar um carregamento constante que não finaliza podem ser indícios relevantes de invasão.
É claro que nesse caso pode existir algum problema com a conexão de internet. Mas após verificar se a conexão está funcionando normalmente e o e-mail continuar apresentando essas características, pode mesmo ter ocorrido uma invasão.
2. Não reconhecimento de e-mails enviados
Conferir a caixa de saída é uma boa maneira de reconhecer atividades suspeitas na conta de e-mail corporativo.
Encontrar e-mails que não foram enviados, ou ainda não localizar e-mails importantes que estavam salvos na caixa de entrada, são pontos a se considerar.
3. Senha incorreta
Uma das maneiras de perceber que um e-mail foi invadido, é quando a senha usual deixa de funcionar.
Isso acontece porque os invasores, após acessarem o e-mail, alteram a senha para que o dono da conta não consiga utilizar mais. Dessa maneira, é possível controlar o e-mail livremente.
A seguir, apresentamos algumas medidas essenciais para garantir a integridade e segurança de e-mails corporativos.
1. Use um domínio próprio e um serviço de e-mail confiável
Além de oferecer credibilidade para clientes e parceiros comerciais, o uso de um domínio próprio também garante mais segurança.
Contudo, optar por um domínio em relação a outro deve ser uma escolha planejada, pois o domínio terá acesso a uma série de dados confidenciais e importantes.
A busca por um provedor precisa ser compatível com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e disponibilizar medidas de segurança aprimoradas.
Outro benefício do domínio próprio é a padronização na comunicação.
Com o e-mail corporativo, todos os funcionários da empresa utilizam a mesma plataforma com endereços de e-mail com o mesmo formato.
Além disso, o e-mail corporativo, assim como outros serviços de e-mail, possibilita personalizar a caixa de entrada, facilitando a organização dos e-mails com a criação de filtros separados por categorias, marcadores relacionados a urgência, etc.
2. Incentive uma cultura na empresa que reforce boas práticas relacionadas à segurança de e-mails
Se a segurança for um tópico muito distante da rotina dos funcionários, os colaboradores não estarão preparados para lidar com a ocorrência de ataques ou tentativas de invasões.
É por isso que promover a conscientização e explicar quais são os danos que invasões podem causar são atitudes simples, mas que promovem uma mudança de postura relacionada ao uso do e-mail corporativo.
Falar abertamente sobre os sinais que podem indicar um ataque, incentivar boas práticas e encorajar a busca por suporte do departamento especializado são atitudes que devem ser estimuladas nas empresas.
Abaixo, criamos uma lista simples que pode integrar as ações voltadas para a segurança de uso de e-mail em empresas:
- Para ter uma senha segura, escolha opções com variações de letras maiúsculas e caracteres especiais. Lembre-se que a senha deve ser diferente e segura em cada conta de e-mail utilizada;
- Ativar a verificação em duas etapas é outro movimento essencial para promover a segurança de uma conta;
- Outras medidas de segurança são: atualizar os navegadores utilizados constantemente; não clicar em links de e-mails de pessoas desconhecidas ou duvidosas; impedir o download automático de anexos; usar senhas fortes para conexões em home office; e evitar redes públicas, pois são as mais vulneráveis.
3. Instale e atualize softwares de proteção nos dispositivos que acessam os e-mails corporativos
Um dos passos mais importantes para garantir a segurança dos e-mails corporativos é instalar e atualizar softwares de proteção nos dispositivos que os acessam.
Esses softwares, como antivírus, firewall, antispam, etc., podem prevenir e detectar ataques cibernéticos que visam os e-mails, como malware, phishing e ransomware.
Para instalar os softwares de proteção, é preciso escolher os que são mais adequados ao tipo de dispositivo, sistema operacional e necessidade específica.
Existem muitas opções no mercado, algumas gratuitas e outras pagas, que oferecem diferentes níveis de segurança e funcionalidades.
Porém, a instalação é apenas o primeiro passo. Manter esses softwares de proteção atualizados para corrigir vulnerabilidades faz parte da rotina de segurança.
Neste quesito, é possível configurar os programas para atualizarem automaticamente ou verificar manualmente se há novas versões disponíveis. A realização de varreduras periódicas para buscar alguma ameaça também é crucial.
4. Adote a criptografia de e-mails confidenciais
A criptografia de e-mails confidenciais é outra iniciativa para a proteção de informações sensíveis que são enviadas ou recebidas por meio de e-mails corporativos.
Ela codifica os dados de forma que apenas o destinatário autorizado pode decifrar, evitando que sejam interceptados, alterados ou roubados por terceiros.
No contexto corporativo, utilizar a criptografia ajuda principalmente a preservar a privacidade e a confidencialidade das comunicações empresariais, principalmente para aqueles funcionários que lidam com questões financeiras e jurídicas, por exemplo, que dizem respeito à reputação e à integridade da organização.
Ao criptografar os e-mails confidenciais, as empresas garantem que somente pessoas autorizadas tenham acesso às informações, o que evita vazamentos.
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