Embora aumente a produtividade, o uso autônomo de ferramentas online também tem expandido o Shadow IT, um desafio crescente para organizações de todos os portes.
Shadow IT é o uso de softwares, aplicações ou serviços em nuvem sem a aprovação ou conhecimento da equipe de Tecnologia da Informação.
O problema é que, quando a TI não possui visibilidade sobre essas aplicações, torna-se praticamente impossível garantir que elas atendam aos requisitos mínimos de segurança.
Segundo relatório da Cledara, baseado em mais de 200 empresas, o Shadow IT está presente em praticamente todas as organizações analisadas.
Neste artigo, exploraremos o conceito de Shadow IT, os fatores que impulsionam seu crescimento e os principais riscos para as organizações.
Também abordaremos os departamentos mais impactados por esse fenômeno e as estratégias para identificá-lo, controlá-lo e mitigar seus riscos.
Por fim, destacaremos a ascensão do Shadow AI e a importância da governança para conciliar inovação, segurança e conformidade.
1. Por que o Shadow IT cresce tão rapidamente?
Ao contrário do que muitos gestores imaginam, o Shadow IT raramente surge por má-fé dos colaboradores.
Na maioria dos casos, os funcionários simplesmente procuram maneiras mais rápidas de executar suas atividades.
Quando encontram processos burocráticos para solicitar novos softwares ou quando as ferramentas disponibilizadas pela empresa não atendem suas necessidades, acabam buscando alternativas por conta própria.
A facilidade de contratar soluções SaaS contribui ainda mais para esse cenário.
Hoje basta criar uma conta com um e-mail corporativo para começar a utilizar plataformas de produtividade, automação, design, CRM, análise de dados ou inteligência artificial.
Além disso, muitas dessas ferramentas oferecem versões gratuitas ou testes por tempo limitado, permitindo que equipes inteiras passem a utilizá-las sem qualquer envolvimento da TI.
O relatório da Cledara mostra que os colaboradores demonstram forte preferência por softwares escolhidos por eles próprios.
Durante o período analisado, os funcionários passaram aproximadamente 3,5 vezes mais tempo utilizando aplicações Shadow IT do que softwares oficialmente aprovados
Esse dado indica que fatores culturais influenciam significativamente esse comportamento.
2. Os principais riscos do Shadow IT
2.1. Vazamento de informações
Uma aplicação não aprovada pode armazenar documentos corporativos, informações financeiras, contratos, dados de clientes ou propriedade intelectual em servidores cuja segurança é desconhecida pela organização.
Sem políticas claras de backup, criptografia e controle de acesso, qualquer incidente pode resultar em perda definitiva de informações ou exposição de dados confidenciais.
2.2. Ataques cibernéticos
O Shadow IT amplia significativamente a superfície de ataque das empresas.
Ferramentas que não passaram por avaliação de segurança podem conter vulnerabilidades, permissões excessivas ou integrações inseguras que facilitam invasões.
O relatório da Cledara destaca que as equipes de TI não conseguem proteger aquilo que desconhecem.
Estimativas da Gartner indicam que aproximadamente um terço dos ataques bem-sucedidos contra empresas envolvem dados armazenados em recursos de Shadow IT.
2.3. Problemas de conformidade
Empresas sujeitas à LGPD, ISO 27001, SOC 2, PCI DSS, HIPAA ou outras regulamentações precisam manter controle rigoroso sobre onde seus dados estão armazenados.
Quando colaboradores utilizam ferramentas sem autorização, a empresa pode perder a rastreabilidade dessas informações e descumprir requisitos legais e contratuais.
O estudo da Cledara identificou que empresas certificadas em ISO 27001 e SOC 2 apresentaram, em média, 35% mais Shadow IT do que as demais.
Esse resultado demonstra que as certificações, por si só, não garantem uma governança de TI eficaz.
2.4. Custos ocultos
Outro impacto frequentemente ignorado é o financeiro.
Quando diferentes departamentos contratam soluções semelhantes de forma independente, surgem assinaturas duplicadas, licenças subutilizadas e desperdício de recursos.
Sem uma visão centralizada, torna-se difícil negociar melhores contratos, cancelar ferramentas redundantes ou consolidar fornecedores.
2.5. Dificuldades de integração
Aplicações adquiridas individualmente costumam operar de forma isolada.
Isso gera silos de informação, duplicação de dados, processos manuais e dificuldades para integrar diferentes áreas da empresa.
Como consequência, a produtividade que inicialmente motivou o uso dessas ferramentas pode acabar diminuindo no longo prazo.
3. Quais departamentos utilizam mais Shadow IT?
Um dos resultados mais interessantes do estudo da Cledara foi identificar quais áreas concentram maior volume de softwares não autorizados.
As equipes de Vendas e Marketing foram responsáveis por aproximadamente 65% de todo o uso de Shadow IT observado na pesquisa.
Isso faz sentido, pois essas áreas frequentemente precisam testar novas plataformas de prospecção, automação de marketing, SEO, CRM e inteligência comercial para atingir suas metas.
Entre as ferramentas mais utilizadas estão soluções voltadas para geração de leads, plataformas de SEO, softwares de automação e aplicativos colaborativos.
No entanto, o Shadow IT não está restrito às áreas comerciais.
Financeiro, Recursos Humanos, Engenharia, Produto e até mesmo equipes de TI apresentaram utilização significativa de aplicações não aprovadas.
Isso demonstra que o fenômeno é generalizado em praticamente toda a organização.
4. A ascensão do Shadow AI
Nos últimos anos surgiu uma nova preocupação: o Shadow AI.
Trata-se do uso de ferramentas de inteligência artificial sem aprovação corporativa.
O estudo da Cledara aponta que o ChatGPT foi a aplicação de Shadow IT mais utilizada entre todas as empresas analisadas.
Além dele, diversos outros sistemas de IA também apareceram com frequência, incluindo plataformas de geração de textos, criação de imagens, automação de conteúdo e produtividade.
O risco não está na inteligência artificial em si, mas na possibilidade de colaboradores inserirem informações confidenciais em modelos públicos de IA, expondo documentos internos, códigos-fonte, estratégias de negócio ou dados de clientes.
Esse cenário exige que as empresas estabeleçam políticas claras sobre o uso de inteligência artificial, oferecendo alternativas aprovadas e treinamentos específicos para seus colaboradores.
5. Como identificar Shadow IT na empresa
O primeiro passo para controlar o problema é aumentar a visibilidade.
Algumas práticas ajudam significativamente nesse processo:
- Inventariar todos os softwares utilizados pelos colaboradores;
- Monitorar tráfego para aplicações SaaS;
- Analisar autenticações realizadas com e-mails corporativos;
- Revisar gastos com cartões corporativos;
- Verificar integrações realizadas por APIs;
- Implementar soluções CASB (Cloud Access Security Broker);
- Utilizar plataformas de gerenciamento de SaaS.
Também é importante realizar auditorias periódicas para identificar aplicações pouco utilizadas ou completamente desconhecidas pela equipe de TI.
Quanto maior a visibilidade, menor será a superfície de risco.
6. Estratégias para controlar o Shadow IT
Eliminar completamente o Shadow IT é praticamente impossível.
A seguir, conheça as principais estratégias para controlá-lo de forma eficiente e reduzir seus riscos.
6.1. Simplificar o processo de aprovação
Se solicitar um novo software leva semanas, os colaboradores naturalmente buscarão alternativas.
Processos rápidos, objetivos e transparentes reduzem significativamente o surgimento de aplicações não autorizadas.
6.2. Criar uma política clara de uso de software
Todos os colaboradores precisam compreender:
- Quais tipos de ferramentas exigem aprovação;
- Quais informações podem ser compartilhadas;
- Quais riscos estão envolvidos;
- Como solicitar novos sistemas.
Políticas excessivamente restritivas costumam gerar o efeito contrário.
6.3. Educar os colaboradores
A conscientização continua sendo uma das medidas mais eficazes.
Muitos funcionários desconhecem completamente os riscos envolvidos ao utilizar uma ferramenta gratuita para armazenar documentos corporativos ou compartilhar informações confidenciais.
Treinamentos frequentes ajudam a criar uma cultura de segurança sem prejudicar a inovação.
6.4. Centralizar a gestão de SaaS
Uma plataforma centralizada permite controlar licenças, acompanhar utilização, cancelar assinaturas desnecessárias e aprovar novas ferramentas de maneira organizada.
Além da segurança, isso gera economia significativa.
6.5. Oferecer alternativas aprovadas
Quando a empresa disponibiliza ferramentas modernas e capazes de atender às necessidades das equipes, a tendência é que os colaboradores deixem de procurar soluções externas.
O foco deve estar em facilitar o trabalho dos usuários, não apenas em restringi-lo.
7. Setores que exigem atenção especial
Embora qualquer organização possa sofrer impactos do Shadow IT, alguns segmentos apresentam riscos ainda maiores.
No setor financeiro, o uso de aplicações não autorizadas pode resultar em fraudes, vazamento de dados bancários, multas regulatórias e danos à reputação.
Já na área da saúde, os riscos envolvem exposição de prontuários médicos, informações de pacientes e descumprimento de legislações relacionadas à privacidade dos dados.
O estudo da Cledara mostra que empresas desses setores utilizam um número de ferramentas Shadow IT acima da média.
Esse cenário reforça a necessidade de investir em uma governança tecnológica mais robusta.
8. Considerações finais
O Shadow IT deixou de ser um problema pontual e tornou-se uma realidade presente na maioria das organizações modernas.
A adoção de aplicações em nuvem e inteligência artificial amplia o uso de ferramentas sem supervisão da equipe de TI.
Controlar o Shadow IT não significa impedir a inovação, mas promover seu uso de forma segura e alinhada à governança.
Empresas mais maduras combinam monitoramento contínuo, políticas claras, processos simplificados de aprovação e programas permanentes de conscientização.
Maior visibilidade sobre aplicações SaaS reduz riscos relacionados à segurança, conformidade regulatória e desperdício de recursos financeiros.
Uma cultura colaborativa entre usuários e equipes de TI fortalece o controle sobre novas tecnologias e incentiva escolhas mais seguras.
Em um ambiente cada vez mais digitalizado, a gestão do Shadow IT é fundamental para proteger dados, fortalecer a governança e impulsionar uma inovação segura.