Com a crescente dependência tecnológica das organizações, a Gestão de Ativos de TI (ITAM) deixou de ser uma atividade operacional restrita ao controle de inventário.
Hoje, ela é considerada um pilar estratégico de governança, cibersegurança, conformidade legal e otimização de custos.
Neste artigo, exploraremos os fundamentos do ITAM, seus principais componentes, os impactos da nuvem e do modelo SaaS, além dos desafios e tendências atuais.
A principal referência utilizada é o documento The basics of IT asset management, elaborado pelo ITAM Forum.
1. O que é Gestão de Ativos de TI (ITAM)?
A Gestão de Ativos de TI pode ser definida como o conjunto de práticas, processos, políticas e ferramentas utilizadas para gerenciar todo o ciclo de vida dos ativos de tecnologia, desde a sua aquisição até o descarte.
Esses ativos incluem, mas não se limitam a:
- Softwares on-premises e em nuvem;
- Licenças de software;
- Equipamentos de hardware;
- Infraestrutura em nuvem (IaaS, PaaS);
- Aplicações SaaS;
- Containers e workloads dinâmicos.
O objetivo do ITAM é garantir que os ativos de TI sejam utilizados de forma eficiente e segura, em conformidade com contratos e legislações aplicáveis.
Ao mesmo tempo, a prática contribui para a redução de riscos operacionais e do desperdício financeiro associado ao uso inadequado de tecnologia.
2. As origens Gestão de Ativos de TI (ITAM)
Historicamente, a Gestão de Ativos de TI surgiu a partir da consolidação de duas disciplinas fundamentais.
A seguir, apresentamos os principais conceitos que deram origem ao ITAM.
2.1. Software Asset Management (SAM)
O SAM surgiu em resposta ao aumento de auditorias de software por fabricantes, visando assegurar que organizações utilizassem seus produtos conforme os termos contratuais.
Seu foco principal sempre foi:
- Gestão de licenças;
- Conformidade contratual;
- Prevenção de multas e penalidades;
- Otimização do uso de software.
2.2. Hardware Asset Management (HAM)
Já o HAM concentra-se na gestão de equipamentos físicos, como servidores, desktops, notebooks, dispositivos de rede e outros ativos tangíveis, cobrindo aspectos como:
- Ciclo de vida do hardware;
- Manutenção;
- Depreciação;
- Substituição e descarte.
Com o tempo, essas duas disciplinas convergiram, dando origem ao ITAM moderno, mais abrangente e integrado ao negócio.
3. Os componentes fundamentais da Gestão de Ativos de TI
Um programa de Gestão de Ativos de TI maduro é sustentado por componentes estruturais bem definidos, que garantem visibilidade, controle e governança.
3.1. Inventário e descoberta de ativos
O primeiro passo de qualquer iniciativa de ITAM é a descoberta completa dos ativos de TI. Isso envolve identificar:
- Máquinas físicas e virtuais;
- Softwares instalados;
- Aplicações SaaS em uso;
- Ativos em ambientes híbridos e multicloud.
Sem um inventário confiável, não é possível falar em controle, conformidade ou otimização.
3.2. Normalização de dados
Após a coleta, os dados brutos precisam ser normalizados.
Isso significa padronizar nomes de softwares, versões, fabricantes e métricas de licenciamento, evitando inconsistências que comprometam análises e decisões.
A normalização é essencial para:
- Cálculos corretos de licenciamento;
- Relatórios confiáveis;
- Visão unificada do ambiente de TI.
3.3. Gestão de licenças e contratos
A licença de software é o coração da Gestão de Ativos de TI.
Cada contrato define:
- Quem pode usar o software;
- Em quais condições;
- Em quais ambientes;
- Por quanto tempo.
Interpretar corretamente cláusulas contratuais, métricas de uso e direitos de upgrade e downgrade é uma competência crítica da Gestão de Ativos de TI.
Essa atividade é frequentemente realizada de forma integrada com as áreas Jurídica e de Compras, especialmente em contextos de auditoria e renovação contratual.
3.4. Conformidade e gestão de riscos
A conformidade não se limita apenas a contratos.
Ela envolve também:
- Regulamentações setoriais;
- Leis de proteção de dados, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD);
- Políticas internas de segurança;
Um programa de ITAM eficiente reduz significativamente:
- Riscos financeiros;
- Riscos legais;
- Exposição a auditorias desfavoráveis;
- Vulnerabilidades associadas a softwares obsoletos.
3.5. Cálculo da Effective License Position (ELP)
A Effective License Position (ELP) representa a diferença entre:
- Licenças adquiridas (entitlements);
- Licenças efetivamente utilizadas (consumo).
Esse cálculo permite identificar:
- Excesso de licenças (oportunidade de economia);
- Déficit de licenças (risco de não conformidade).
A ELP é um dos indicadores mais estratégicos do ITAM.
4. O modelo DINROS e a maturidade da Gestão de Ativos de TI
O ITAM Forum destaca frameworks que auxiliam na maturidade da Gestão de Ativos de TI, como o DINROS, composto por seis etapas:
- Discovery: descoberta dos ativos;
- Inventory: inventário detalhado;
- Normalization: padronização dos dados;
- Reconciliation: conciliação entre consumo e licenças;
- Optimization: otimização de custos e uso;
- Sharing:compartilhamento de informações com o negócio.
Esse modelo reforça que o ITAM não deve ser um silo técnico, mas uma fonte de inteligência para múltiplas áreas da organização.
5. A expansão da Gestão de Ativos de TI para cloud e SaaS
A adoção de cloud computing e SaaS transformou profundamente a Gestão de Ativos de TI.
5.1. Do foco em conformidade ao foco em custos e riscos
Em ambientes tradicionais, o maior risco era a não conformidade com licenças.
Na nuvem, surgem novos desafios:
- Sprawl de SaaS;
- Custos invisíveis;
- Assinaturas não utilizadas;
- Usuários ativos após desligamento;
- Workloads esquecidos em cloud.
A Gestão de Ativos de TI passa a atuar fortemente na contenção de custos, sem perder de vista a segurança cibernética.
5.2. Mudança nos modelos de licenciamento
A transição de licenças perpétuas para modelos de assinatura e pay-as-you-go exige novas abordagens de controle.
Agora, métricas podem incluir:
- Número de usuários ativos;
- Consumo de APIs;
- Transações;
- Uso efetivo de funcionalidades.
Sem visibilidade, o risco financeiro cresce rapidamente.
6. O futuro da Gestão de Ativos de TI
De acordo com o ITAM Forum, o futuro da Gestão de Ativos de TI está diretamente associado ao conceito de Technology Intelligence.
Esse conceito representa a capacidade de obter visibilidade completa, dados normalizados e insights acionáveis sobre todo o ecossistema tecnológico da organização.
Nesse novo cenário, a Gestão de Ativos evolui de uma função operacional para um habilitador estratégico, passando a:
- Apoiar decisões estratégicas baseadas em dados confiáveis;
- Integrar-se a áreas como FinOps, Segurança da Informação, RH e Compliance;
- Sustentar iniciativas de sustentabilidade e eficiência operacional;
- Reduzir riscos cibernéticos associados a softwares obsoletos, não gerenciados ou não conformes;
- Otimizar investimentos tecnológicos ao alinhar uso, custo e valor para o negócio.
Essa evolução posiciona a Gestão de Ativos de TI como um pilar central da governança tecnológica.
7. Considerações finais
A Gestão de Ativos de TI evoluiu para atender a um cenário cada vez mais complexo, dinâmico e regulado.
Organizações que tratam a ITAM apenas como inventário ou controle de licenças perdem oportunidades de economia, eficiência e mitigação de riscos cibernéticos.
Adotar um programa estruturado de Gestão de Ativos, alinhado às boas práticas preconizadas pelo ITAM Forum, é um passo essencial para:
- Garantir conformidade;
- Reduzir custos;
- Aumentar a maturidade em governança e cibersegurança;
- Sustentar a transformação digital.