A automatização é um dos primeiros passos que qualquer empresa dá quando se fala em transformação digital. Na maioria das vezes, esse processo se dá por meio da adoção de um sistema de gestão. Mas, outra tecnologia interessante para fomentar a produtividade é o RPA (Robotic Process Automation).
O nome pode ser traduzido para Automação Robótica de Processos. É uma tecnologia que permite automatizar tarefas rotineiras e repetitivas utilizando "robôs virtuais" que imitam ações humanas. Esses bots são capazes de interagir com aplicativos e sistemas de forma semelhante a como um humano faria, mas com velocidade e precisão significativamente superiores.
Apesar de ser um conceito conhecido quando se fala em automação, o RPA ainda é um mecanismo pouco entendido e ainda muito confundido com outras tecnologias, como a Inteligência Artificial (IA).
Vamos entender melhor o que é o RPA e como ele pode auxiliar as empresas na busca por mais eficiência operacional? Preparamos um guia com as principais dúvidas sobre a Automação Robótica de Processos. Continue a leitura!
O que é RPA (Robotic Process Automation)?
O RPA é uma aplicação que tem como objetivo principal a automatização de processos corporativos em múltiplas áreas de atuação, independente do segmento do negócio.
Por meio de um software, é possível automatizar grande parte de processos rotineiros e que são puramente operacionais/administrativos dentro da empresa, anteriormente realizados por pessoas.
Confira alguns exemplos de tarefas que podem ser automatizadas com RPA:
- Envio de e-mails, mensagens e notificações;
- Cobrança de clientes e processamento de ordens de serviços;
- Monitoramento de tarefas;
- Geração de relatórios;
- Cálculos financeiros em geral;
- Gerenciamento de dados, como folha de pagamento e banco de currículos;
- Registro, modificação, validação e análise de informações;
- Preenchimento automático de formulários;
- Rastreio de informações em sistemas e plataformas.
Com isso, espera-se um gasto menor de energia em tarefas que podem ser automatizadas e os colaboradores ganham tempo para se dedicarem a questões estratégicas e de maior valor agregado para o sucesso do negócio.
É uma solução extremamente democrática que pode auxiliar a rotina de empresas de segmentos diversos, independente do seu tamanho.
RPA é a mesma coisa que Inteligência Artificial?
Já apontamos no início do artigo que muitas pessoas confundem o RPA com os preceitos básicos da Inteligência Artificial. Entretanto, é preciso deixar claro que não se trata da mesma tecnologia.
Fica fácil entender quando nos concentramos na “essência” de cada uma delas. No caso do RPA, a automatização de tarefas tem um viés completamente operacional e não exige a necessidade de interpretação, ou seja, não requer inteligência artificial e é baseada em regras pré-estabelecidas.
Sendo assim, se um formulário que é preenchido de forma automatizada sofrer qualquer tipo de alteração, por exemplo, o software RPA também terá que ser atualizado para continuar sendo eficiente.
Já a IA busca desenvolver algoritmos e sistemas capazes de realizar tarefas que, normalmente, requerem inteligência humana, como reconhecimento de fala, processamento de linguagem natural, aprendizado de máquina, entre outras.
Apesar das diferenças, há uma linha tênue entre as duas tecnologias, já que é possível integrar soluções RPA em sistemas que utilizam IA. Ou seja, não são a mesma coisa mas são partes importantes na construção de um ecossistema mais eficiente dentro da gestão de um negócio.
Como o RPA funciona?
O RPA funciona por meio de um ação realizada no front-end, com softwares e/ou robôs comandados por código e algoritmos programados para executar tarefas pré-programadas. Sua atuação não interfere no back-end pois as ações são executadas na superfície mais próxima do usuário, com alta precisão e completamente automatizado.
Por ser uma solução que se adapta bem aos sistemas já existentes, o RPA funciona de forma bastante independente e é totalmente escalável, sem a necessidade de intervenção humana. Basta atualizar os comandos e esperar sua implementação imediata.
Benefícios de incorporar a tecnologia RPA na sua empresa
Agora que já conhecemos a definição e o conceito básico do RPA, vamos conhecer melhor os benefícios de incorporar a Automação Robótica de Processos na rotina empresarial.
Embora já tenhamos percebido de forma clara as vantagens da tecnologia na produtividade, vale a pena entender o impacto geral da automatização na gestão do negócio.
Vamos conferir? Confira a seguir:
1. Aumento da eficiência e precisão
Os robôs são capazes de realizar tarefas com velocidade e precisão significativamente superiores aos seres humanos. Isso permite que as empresas processem grandes volumes de dados e realizem tarefas complexas com maior rapidez.
Além disso, como o RPA é normalmente utilizado em demandas operacionais e morosas, os gestores também investem no bem-estar das suas equipes, aliviando a sobrecarga de serviço nos ombros dos colaboradores.
2. Redução de custos
A automação de tarefas rotineiras e repetitivas permite que as empresas reduzam significativamente seus custos de mão de obra.
Isso porque o RPA permite que o gestor tenha uma resposta precisa e altamente ágil para demandas corporativas por um custo operacional muito menor, sem a necessidade de contratar novos colaboradores.
Além disso, há a questão lógica: robôs virtuais não precisam de salários, benefícios ou férias, são capazes de trabalhar 24 horas por dia, sete dias por semana, sem se cansarem. Com isso, algumas das tarefas podem ser realizadas de forma ininterrupta.
3. Melhoria da agilidade e qualidade de entrega
O RPA permite que as empresas processem grandes volumes de dados e realizem tarefas complexas com maior rapidez e precisão. Isso aumenta a agilidade da empresa e a capacidade de adaptar-se rapidamente às mudanças do mercado.
Com isso, um dos resultados também é a melhora da qualidade das entregas, seja nos segmentos de produtos ou serviços. Em pouco tempo, a satisfação dos clientes também é beneficiada, o que melhora a experiência de consumo.
4. Capacidade de escalar processos de negócios
Com a automação de tarefas rotineiras e repetitivas, as empresas são capazes de escalar seus processos de negócios sem a necessidade de contratar mais colaboradores ou aumentar muito a sua estrutura física. Isso permite que o negócio cresça de forma mais rápida e eficiente.
5. Liberação de funcionários para tarefas mais estratégicas
A automação de tarefas rotineiras e repetitivas libera os colaboradores para se concentrarem em tarefas mais importantes e estratégicas.
Isso aumenta a eficiência da empresa e permite que os profissionais desenvolvam suas habilidades para tarefas de maior valor agregado, com maior produtividade e satisfação pessoal.
6. Redução de erros
Ao adotar uma solução RPA, uma das principais garantias é a precisão - como já apontamos no artigo. Esse benefício pode ser resumido em ter a certeza de que as tarefas serão cumpridas sem erros, algo difícil de afirmar quando há seres humanos responsáveis pelas demandas.
Com a tecnologia, qualquer execução é programada previamente e definida de acordo com dados de fontes checadas anteriormente. Sendo assim, a taxa de erros é nula.
7. Facilidade na integração com outros sistemas
Uma preocupação comum é como incorporar a adoção de uma nova tecnologia com os variados sistemas existentes na empresa.
Como já explicado, o RPA é uma solução front-end e não exige uma conexão com os códigos das plataformas do sistema. Assim, ele atua “por fora” e interfere no back-end.
Como implementar o RPA na gestão do seu negócio?
O RPA é uma tecnologia versátil e pode ser encaixada em processos e setores variados, independente do nível de atuação na empresa.
Entretanto, é fundamental seguir um guia básico para a sua implementação ser proveitosa. Confira a seguir:
- Identificar as necessidades da empresa
Para usufruir das vantagens da automação, o primeiro passo é listar quais os procedimentos internos que necessitam dessa tecnologia. É interessante ter como base os processos que exigem bastante da carga de trabalho dos colaboradores, mas que possuem baixo valor agregado.
Isso porque são essas tarefas que tornam a rotina pouco produtiva, já que se gastam muitas horas para executar e há um baixo retorno. Logo, são as melhores alternativas para se iniciar o processo de automação.
- Escolher um fornecedor de software RPA
Após mapear as necessidades da empresa, o próximo passo é avaliar as empresas fornecedoras de software RPA.
Como é um parceiro importante para a escalabilidade do negócio, o ideal é solicitar demonstrações do produto para entender como tal solução se encaixaria na rotina do negócio.
- Iniciar o piloto
Para ter certeza que a solução é a mais adequada à empresa, implementar um piloto da operação é fundamental.
Além de integrá-lo com os sistemas da empresa, torna-se necessário ainda realizar um treinamento com os colaboradores que irão utilizar o software, além de documentar as atividades realizadas junto à equipe de TI.
- Mapear as atividades para identificar gargalos e melhorias
Com a documentação realizada a partir da implementação do piloto, outro ponto importante é analisar a gestão de ciclo de vida.
Assim, a empresa terá um panorama geral dos setores que foram beneficiados pelo software, onde ainda existem gargalos para serem otimizados e quais são os pontos que têm oportunidades de melhoria.
RPA e cibersegurança: como a tecnologia pode auxiliar?
Até aqui, entendemos as vantagens de adotar o RPA em demandas operacionais das empresas. Mas, uma área que também é beneficiada pela tecnologia é a segurança da informação.
Atualmente, os crimes cibernéticos preocupam a grande maioria dos gestores e automatizar os processos que visam mitigar esse risco torna-se um excelente investimento a longo prazo. Entre as soluções que tornam essa missão possível, uma se destaca: o Heimdall.
Heimdall: solução RPA para automatizar respostas a incidentes
O Heimdall é uma solução de RPA desenvolvida pela Diazero Security com o objetivo de automatizar o processo de resposta a incidentes por meio da computação distribuída, apenas com a instalação de um servidor local.
Com isso, o Heimdall possibilitou implementar uma abordagem “zero trust”, realizando o tratamento de todos os eventos anômalos e maliciosos identificados no sistema.
A solução foi desenhada para ser uma ferramenta de utilização simples, na qual a única exigência para o cliente é desenhar seu fluxograma da atuação de determinado incidente. Assim, o Heimdall atende os chamados de forma autônoma.
Os alertas são correlacionados com uma base de informações internas para determinar a qual regra o incidente deve estar atrelado, sua identificação no mitre e os playbooks adequados para atuação. Só então, o incidente será tratado pelo Heimdall.
Os principais benefícios de investir no Heimdall são:
- Automação de resposta a incidentes;
- Atendimento em minutos;
- Contenção e erradicação automatizadas;
- Automação de tarefas diárias.
Dentro dessas demandas, o Heimdall colabora para os principais pilares da cibersegurança dentro das organizações:
a) Melhoria da eficiência: como o RPA pode automatizar tarefas repetitivas e menos complexas, como análise de registros de segurança, monitoramento de redes e detecção de ameaças, os colaboradores podem direcionar esforços esforços para a resolução de tarefas mais críticas ligadas à cibersegurança.
b) Mitigação de erros: ao automatizar as respostas a incidentes, a solução da Diazero Security também reduz os erros humanos, como digitação incorreta de informações sensíveis ou esquecimento de executar uma tarefa crítica de segurança.
c) Monitoramento contínuo: O RPA pode ser configurado para monitorar constantemente os sistemas e redes para detectar ameaças em tempo real.
Isso ajuda a garantir que as ameaças sejam detectadas e neutralizadas de forma rápida e autônoma, sem a necessidade de intervenção humana.
d) Redução de custos e escalabilidade: a automação de tarefas de cibersegurança com RPA pode ajudar a reduzir os custos gerais, pois as empresas não precisam contratar mais funcionários ou investir em novos equipamentos para proteger os sistemas. Assim, fica mais fácil escalar o negócio.
e) Segurança e tranquilidade na execução: o Heimdall foi criado por uma empresa especializada em soluções de segurança, diferente de softwares que atendem a todos os setores do negócio de forma genérica. Sendo assim, é mais assertivo e seguro em sua execução.
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